Immatrikulation | Enrollment

Inhalt

• Immatrikulation als Promovierende oder Promovierender an der TUM
• Maximale Immatrikulationsdauer
• Immatrikulationsfristen
• Immatrikulationsprozess
• Exmatrikulation
• Krankenversicherung
• Beurlaubung
• Immatrikulationsmöglichkeit für vorläufige Promovierende/TUM-GS Mitglieder 

Content

• Enrollment as a doctoral candidate at TUM
• Maximum enrollment period
• Enrollment deadlines
• Enrollment process
• Disenrollment
• Health insurance
• Leave of absence

• Enrollment option for preliminary doctoral candidates/TUM-GS members

Immatrikulation als Promovierende oder Promovierender an der TUM

An der TUM wird bei der Promotion zwischen dem Eintrag in die Promotionsliste und der Immatrikulation unterschieden. Während der Eintrag in die Promotionsliste für alle Promovierende verpflichtend ist, ist die Immatrikulation für Promovierende freiwillig. Eine freiwillige Immatrikulation als Promotionsstudentin oder Promotionsstudent ermöglicht Ihnen den Zugang zu studentischen Vergünstigungen, sowie die Möglichkeiten, von den Angeboten und Services des Studierendenwerks München zu profitieren.

Eine Immatrikulation ist erst nach erfolgreicher Registrierung in die Promotionsliste, d.h. Promotionszulassung, möglich. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie bereits als wissenschaftliche Mitarbeiterin oder wissenschaftlicher Mitarbeiter an der TUM angestellt sind. Hierfür müssen Sie in Ihrem TUMonline-Account eine Onlinebewerbung für das jeweilige Semester und die richtige School (bitte klären Sie diese mit Ihremr Betreuerin bzw. Ihrem Betreuer ab) anlegen und alle zulassungsrelevante Dokumente hochladen (siehe Absatz „Immatrikulationsprozess“). Als Nachweis gilt nicht die Mitgliedschaftsbestätigung, sondern die Bestätigung über den Eintrag in die Promotionsliste. Dieses Dokument finden Sie in Ihrem DocGS Account (Pfad: Mein Fortschritt → Eintragung in die Promotionsliste → Antragstellung → Antrag ausgefüllt → Bewerbung → Zusage Promotionsliste (PDF)).

Enrollment as a doctoral candidate at TUM

At TUM, a distinction is made between entry in the doctoral list and enrollment. While entry in the doctoral list is mandatory for all doctoral candidates, enrollment is voluntary for doctoral candidates. Voluntary enrollment as a doctoral student gives you access to student discounts, as well as opportunities to benefit from the offers and services of the Munich Student Union (“Studierendenwerk München”).

Enrollment is only possible after successful registration in the doctoral list, i.e. doctoral admission. This applies regardless of whether you are already employed as a research associate at TUM. For this purpose, you have to create an online application in your TUMonline account for the respective semester and the correct School (please clarify this with your supervisor) and upload all relevant documents (see paragraph "Enrollment process"). The confirmation of membership does not count as proof, but the confirmation of entry in the doctoral list. You will find this document in your DocGS account (Path: Mein Fortschritt → Eintragung in die Promotionsliste → Antragstellung → Antrag ausgefüllt → Bewerbung → Zusage Promotionsliste (PDF)).

Maximale Immatrikulationsdauer

Eine Immatrikulation für Promovierende an der TUM ist für max. 8 Semester möglich. Da die Immatrikulation für Promovierende rein freiwillig ist, können Sie auch nach Erreichen der maximalen Immatrikulationsdauer weiterhin ohne Immatrikulation promovieren, allerdings keine studentischen Vergünstigungen mehr genießen. Sie müssen die 8 möglichen Semester auch nicht konsekutiv nutzen, sondern diese so verteilen, wie es Ihnen für ihre Promotion am günstigsten erscheint. Wenn Sie eine Immatrikulationspause einlegen möchten, brauchen Sie ich nicht aktiv zu exmatrikulieren. Es genügt, wenn Sie sich für das gewählte Semester nicht fristgerecht zurückmelden. Sollten Sie sich zu einem der Folgesemester wieder immatrikulieren wollen, müssen Sie in Ihrem TUMonline-Account eine Onlinebewerbung für das jeweilige Semester mit der richtigen School (bitte klären Sie diese mit Ihrer Betreuerin oder Ihrem Betreuer ab) anlegen und alle zulassungsrelevante Dokumente hochladen (siehe Absatz „Immatrikulationsprozess“). Sie werden ins nächsthöhere Fachsemester gestuft.

Maximum enrollment period

Enrollment for doctoral candidates at TUM is possible for a maximum of 8 semesters. Since enrollment for doctoral candidates is purely voluntary, you can continue to do your doctorate without enrollment even after reaching the maximum enrollment period, but you will no longer benefit from student privileges. You also do not have to use the 8 possible semesters consecutively, but distribute them in the way that seems most convenient for your doctorate. If you wish to take a break from enrollment, you do not need to actively exmatriculate. It is sufficient if you do not re-register on time for the semester you have chosen. If you want to re-register for one of the following semesters, you have to create an online application for the respective semester in your TUMonline account with the correct School (please clarify this with your supervisor) and upload all relevant documents (see paragraph "Enrollment process"). You will be assigned to the next higher semester.

Immatrikulationsfristen

Als Promovierende sind Sie bei Erstimmatrikulation an keine Fristen gebunden und können daher jeder Zeit Ihren Erstantrag auf Immatrikulation stellen. Sollten Sie sich für ein bereits laufendes Semester immatrikulieren wollen, werden Sie - unabhängig vom Zeitpunkt der Immatrikulation, rückwirkend für das gesamte laufende Semester immatrikuliert, wofür dann auch der gesamte Semesterbeitrag zu zahlen ist. Bitte beachten Sie jedoch, dass es insbesondere in den Sommermonaten Juli-September zu längeren Bearbeitungszeiten kommen kann, sodass eine rechtzeitige rückwirkende Immatrikulation für das Sommersemester nicht garantiert werden kann.

Rückmeldung

Im Gegensatz zur Erstimmatrikulation, wo Sie nicht an konkrete Fristen gebunden sind, müssen Sie sich bei der Rückmeldung zu den Folgesemestern an die Rückmeldefristen für Studierende halten und den Semesterbeitrag fristgerecht bis zum 15. Februar für das folgende Sommersemester bzw. 15. August für das folgende Wintersemester überweisen. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.tum.de/studium/studienfinanzierung (Semesterbeiträge).

Enrollment deadlines  

As a doctoral candidate, you are not bound by any deadlines when you first enroll and can therefore submit your initial application for enrollment at any time. If you wish to enroll for a semester that is already in progress, you will be enrolled retroactively for the entire current semester, irrespective of the time of enrollment, for which the entire semester fee must then also be paid. Please note, however, that there may be longer processing times, especially in the summer months of July-September, so that timely retroactive enrollment for the summer semester cannot be guaranteed.

Re-registration

In contrast to first-time enrollment, where you are not bound by specific deadlines, you must adhere to the re-enrollment deadlines for students for subsequent semesters and transfer the semester fee by the deadline of 15  February for the following summer semester or 15 August for the following winter semester. For more information, please visit https://www.tum.de/en/studies/fees (semester fees).

Immatrikulationsprozess

1. Für die Immatrikulation legen Sie bitte zuerst eine Onlinebewebung im Onlineportal TUMonline an (https://campus.tum.de/tumonline/ee/ui/ca2/app/desktop/#/login):

• falls Sie bereits einmal an der TUM immatrikuliert waren, bewerben Sie sich direkt über Ihren bisherigen Account
• falls Sie an der TUM angestellt sind, dann können Sie die Bewerbung direkt über Ihren Mitarbeiter-Account in TUMonline stellen
• wenn Sie weder an der TUM immatrikuliert waren, noch aktuell angestellt sind, legen Sie bitte einen neuen Account an

2. Den Pfad finden Sie im Menü unter "Studium" und dann unter "Bewerbung". Gehen Sie anschließend auf "neue Bewerbung erfassen".

3. Wählen Sie das Semester aus, für das Sie sich immatrikulieren möchten. Bitte beachten Sie, dass Sie in Verbindung mit den eingereichten Unterlagen für das von Ihnen ausgewählte Semester immatrikuliert werden, unabhängig davon, wann Sie den Antrag stellen. Auch wenn Sie sich am letzten Tag einschreiben, zählt das ausgewählte Semester vollständig als Ihr erstes von 8 möglichen Semestern und die vollständige Semestergebühr müsste entrichtet werden.

4. Wählen Sie bei "Art des Studiums" Promotionsstudium und bei "Studium" Ihre entsprechende promotionsführende Einrichtung/School aus. Bitte klären Sie diese mit Ihrer Betreuerin bzw. Ihrem Betreuer ab.

5. Überprüfen bzw. vervollständigen Sie Ihre persönlichen Daten.

6. Laden Sie einen Scan Ihres Personalausweises/Reisepasses sowie einen lückenlosen Lebenslauf (in Deutsch oder Englisch) an den entsprechenden Stellen hoch.

7. Über die Funktion „Senden“ wird Ihr Antrag elektronisch abgeschickt.

8. Erst nach erfolgreicher Zulassung können Sie weitere immatrikulationsrelevante Unterlagen wie Ihr Passbild (für die Studentcard) hochladen, sowie den Antrag auf Einschreibung ausdrucken. Dieser unterschriebene Antrag ist das einzige Dokument, das postalisch/persönlich bei TUM CST- Bewerbung und Immatrikulation, Arcisstr. 21, 80333 München eingereicht werden muss. Hierfür steht auch ein Briefkasten neben der Tür zum Servicedesk (Raum 144) zur Verfügung.   Bitte denken Sie daran, dass Sie Ihren Studienplatz zuerst online annehmen müssen, nachdem eine Zulassung ausgesprochen wurde.

Immatrikulationsbescheinigung

Promovierende können ihre Immatrikulations-/Exmatrikulationsbescheinigung in ihrem TUMonline Benutzerkonto ausdrucken. Bei der Immatrikulationsbescheinigung wird als „Standardstudiendauer“ 8 Semester angegeben. Diese Bescheinigungen sind mit einem Verifizierungscode versehen. Die TUM-GS kann keine Bescheinigungen über Ihren Immatrikulationsstatus ausstellen. 

Enrollment process

1. For enrollment, please first create an online application in the online portal TUMonline (https://campus.tum.de/tumonline/ee/ui/ca2/app/desktop/#/login):

• if you have been enrolled at TUM before, apply directly via your previous account
• if you are employed at TUM, you can apply directly via your employee account in TUMonline
• if you were neither enrolled at TUM nor are currently employed, please create a new account

2. You will find the path in the menu under "Studies" and then under "Applications". Then go to "Enter new application".

3. Select the semester for which you want to enroll. Please note that you will be enrolled (based on your submitted documentation) for the semester you have chosen, regardless of when you apply. It is also important to be aware that even if you enroll on the last day of the selected semester, it will count completely as the first of your 8 semesters and the full semester fee will need to be paid.

4. Select "doctoral program“ in the section “type of study” and your respective degree-awarding institution under “degree program”.

5. Verify/Complete your personal information.

6. Upload a scan of your ID card / passport and a complete CV in the appropriate places.

7. Submit you application electronically via the "Send" function.

8. Only after successful admission you can upload further documents relevant to enrollment such as your passport photograph (for your student card) as well as print out the application for enrollment. This signed application is the only document to be submitted by regular mail/ in person to the TUM Admissions Office, Arcisstr. 21, 80333 Munich. A mailbox is also available for this purpose next to the door to the service desk (Room 144).  And please remember that you must accept your place of study online after an admission has been granted.

Certificate of enrollment

  Doctoral candidates can print out their enrollment/exmatriculation certificate in their TUMonline user account. For the enrollment certificate, 8 semesters is indicated as the "standard duration of studies". These certificates are provided with a verification code. TUM-GS cannot issue certificates about your enrollment status.

Exmatrikulation

Sie werden automatisch zum Ende eines Semesters exmatrikuliert, wenn Sie sich nicht fristgerecht für das Folgesemester rückgemeldet haben. Sie können sich auch jeder Zeit mit sofortiger Wirkung exmatrikulieren. In Ihrem TUMonline-Account unter dem Menüpunkt "Dokumente" finden Sie den entsprechenden Antrag, wo Sie auch nach Ihrer Exmatrikulation die Exmatrikulationsbescheinigung finden. Weitere Informationen zur Exmatrikulation finden Sie unter https://www.tum.de/studium/studienabschluss/exmatrikulation. 

Disenrollment

You will be automatically exmatriculated at the end of a semester if you have not re-registered for the following semester in due time. You can also exmatriculate at any time with immediate effect. In your TUMonline account under the menu item "Documents" you will find the corresponding application, where you will also find the exmatriculation certificate after your exmatriculation. Further information on exmatriculation can be found at https://www.tum.de/en/studies/graduation/disenrollment. 

Krankenversicherung

Eine Immatrikulation als Promotionsstudentin oder Promotionsstudent berechtigt nicht automatisch zu vergünstigten studentischen Krankenversicherungstarife. Bitte klären Sie daher immer direkt mit Ihrem Krankenversicherungsanbieter, ob bei Ihnen studentische Versicherungstarife in Frage kommen, da dies von der Art der Beschäftigung sowie Ihres Alters abhängen kann. Ein Nachweis über die Krankenversicherung ist für die Immatrikulation nicht erforderlich.

Health insurance

Enrollment as a doctoral student does not automatically entitle you to discounted student health insurance rates. Therefore, please always check directly with your health insurance provider whether you are eligible for student insurance rates, as this may depend on the type of employment as well as your age. Proof of health insurance is not required for enrollment.

Beurlaubung

Auch als Promovierende oder Promovierender können Sie sich nach der Immatrikulation aufgrund von Mutterschutz/Elternzeit; längerer Erkrankung oder Pflege eines nahen Angehörigen beurlauben lassen. Eine Beurlaubung ist ausschließlich aus den drei genannten Gründen möglich, gemäß § 11 Satz 3 Punkt 2 der Satzung der Technischen Universität München über die Immatrikulation, Rückmeldung, Beurlaubung und Exmatrikulation (ImmatS) vom 06.02.2023 in der jeweils geltenden Fassung (https://www.tum.de/studium/im-studium/das-studium-organisieren/beurlaubung). Bei einer Beurlaubung sind Sie weiterhin eingeschrieben, allerdings wird das beurlaubte Semester nicht als Teil der 8 Semester angerechnet. Es gelten die gleichen Fristen und Regelungen wie für Studierende.

Eine Beurlaubung aufgrund von Forschungsaufenthalt im Ausland ist für Promovierende hingegen leider nicht möglich. Bei längeren Auslandsforschungsaufenthalten o.Ä. empfiehlt sich daher ggf. eine Exmatrikulation für das betreffende Semester mit anschließender erneuter Immatrikulation nach Ihrer Rückkehr. Bitte beachten Sie jedoch, dass manche ausländische Hochschule einen Immatrikulationsnachweis fordern, damit Sie Ihren Forschungsaufenthalt als Austauschstudierende o.Ä. durchführen können.

Leave of absence

Even as a doctoral candidate, you can take a leave of absence after enrollment due to maternity/parental leave; longer illness or care of a close relative. A leave of absence is only possible for the three reasons mentioned, according to § 11 sentence 3 point 2 of the statutes of the Technische Universität München about enrollment, re-registration, leave of absence and exmatriculation (ImmatS) from 06.02.2023 in the current version (https://www.tum.de/en/studies/during-your-studies/organizing-your-studies/leave-of-absence). In case of a leave of absence, you are still enrolled, however, the semester on leave of absence is not counted as part of the 8 semesters. The same deadlines and regulations apply as for students.

Unfortunately, a leave of absence due to a research stay abroad is not possible for doctoral candidates. In the case of longer research stays abroad or similar, it may be advisable to exmatriculate for the semester in question and then re-enroll after your return. Please note, however, that some foreign universities require proof of enrollment in order for you to be able to carry out your research stay as an exchange student or similar.

Immatrikulationsmöglichkeit für vorläufige Promovierende/TUM-GS Mitglieder 

Promovierende können sich erst nach erfolgter finaler Promotionszulassung an der TUM immatrikulieren. Promotionskandidatinnen bzw. -kandidaten, die für die finale Zulassung zur Promotion Auflagen in Form von Kursen etc. erfüllen müssen, können sich in Einzelfällen als Gastpromovierende an der TUM immatrikulieren. Eine Gastimmatrikulation ist vorerst nur für 3 Semester möglich. Nach erfolgreicher Erfüllung der Zulassungsauflagen kann die Gastimmatrikulation in eine reguläre Immatrikulation umgewandelt werden, wobei die Immatrikulationsdauer als Gast auf die max. Immatrikulationsdauer von 8 Semestern angerechnet wird. Sollte dies auf Sie zutreffen, setzten Sie sich bitte direkt mit dem Welcome Office der TUM-GS Geschäftsstelle unter welcomeoffice@gs.tum.de in Verbindung.

Enrollment option for preliminary doctoral candidates/TUM-GS members

Doctoral candidates can only enroll at TUM after final admission to the doctoral program. Doctoral candidates who have to fulfill requirements in the form of courses etc. for the final admission to the doctoral program can enroll as guest doctoral candidates at TUM in individual cases. Guest enrollment is initially only possible for 3 semesters. After successful fulfillment of the admission requirements, the guest enrollment can be converted into a regular enrollment, whereby the enrollment period as a guest is counted towards the maximum enrollment period of 8 semesters. If this applies to you, please contact the Welcome Office of the TUM-GS Office directly at welcomeoffice@gs.tum.de.