School
Sachbearbeitung
Das APV-Tool befindet sich unter https://app.srv.nat.tum.de/apv/students. Als ersten Schritt müssen Sie das Studiengangsbündel bzw. den Studiengang wählen, für die die Abschlusskandidatinnen angezeigt werden sollen. Zusätzlich können Sie nach Abschluss-Typ filtern (standardmäßig werden alle Bachelor-, Master- und Diplombraumeister-Abschlüsse angezeigt). Nach Auswahl eines Studiengangsbündels, können Sie den Link aus der Adresszeile des Browsers z.B. als Bookmark speichern, um direkt auf die Abschlusskandidatinnen dieses Bündels zu kommen, und die Auswahl zukünftig zu umgehen.
Anschließend werden zu dem gewählten Studiengangsbündel/den gewählten Studiengängen die Studierenden, angezeigt, für die in TUMonline der Abschluss positiv berechnet wurde, die aber noch nicht in der APV angemeldet sind. Alternativ können Sie sich über das Drop-Down "Filter" die bereits freigegebenen Abschlüsse anzeigen lassen, die bereits in der APV angemeldet sind, aber noch nicht gültig gesetzt wurden (z.B. bei Rückfragen, wann eine Freigabe erteilt wurde o.Ä.), oder endgültig negative Abschlüsse. Die Einträge sind farblich hervorgehoben:
- rot: Neuer Eintrag, nächster Schritt: Studierende informieren
- gelb: Frist abgelaufen, nächster Schritt: Freigabe an CST erteilen
- grau: Freigabe bereits erteilt
Bei neuen Studierenden können der Leistungsnachweis kontrolliert werden (Direkt-Link "LN", am besten in der gleichen Browser-Sitzung in TUMonline eingeloggt sein) und anschließend eine Info-E-Mail verschickt werden. Bei allen E-Mails gilt: ist nur ein*e Studierende*r ausgewählt, kann der E-Mail-Text bearbeitet werden. Sind mehrere Studierende ausgewählt, wird jeweils die individualisierte Vorlage verwendet. Die Info-E-Mail enthält eine Frist, bis zu der sich die Studierenden melden sollen – nach dieser Frist wird der Eintrag gelb markiert.
Je Studierendem gibt es zwei Anmerkungsfelder, eines für den internen Gebrauch und eines, welches in der Freigabe an das zuständige CST/GO-Team hinzugefügt wird (etwa zu notwendiger Sonderbehandlung der Abschlussdokumente wegen Sonderzeichen).
Abschlüsse, bei denen die Frist zur Rückmeldung abgelaufen ist, oder wenn sich die Studierenden melden und die Dokumente oder eine Studienabschlussbescheinigung vorher haben wollen, werden freigegeben. Dazu bei Bedarf nochmals den LN kontrollieren, die freizugebenden Studierenden markieren und über "Freigabe der Abschlüsse" die E-Mail(s) versenden. Hierbei wird standardmäßig nochmals eine E-Mail an die/den Studierenden gesandt, in der die Kontakt-Informationen des entsprechenden CST/GO-Teams wiedergegeben werden.
Etwa, um Dritten den Abschluss zu bestätigen, können Bestätigungs-E-Mails für einzelne oder mehrere Studierende über "E-Mail-Bestätigung über Abschluss" generiert werden.
Liegen für eine:n Studierende:n Bewerbungen in einem Masterstudiengang vor, für den im APV-Tool die automatische Benachrichtigung eines CST/ABI-Teams konfiguriert ist, so können Sie diese über das zusätzliche Icon in der letzten Spalte einsehen (im Beispiel-Screenshot in der letzten Zeile bei "Riley, Daniel"). Zusätzlich zur Freigabe-E-Mail an das zuständige CST/GO-Team wird bei diesen Studierenden das zuständige CST/ABI-Team über den Abschluss/die Abschlüsse benachrichtigt.
Im Reiter "Programme" (unten in der Mitte) gibt es eine Übersicht über die konfigurierten SPO-Versionen. Hier können Sie auch eine Synchronisation der Studiengänge eines Studiengangsbündels anstoßen, indem Sie oben in dem Drop-Down "Synchronisiere Studierende" den Studiengangsknoten oder das Studiengangsbündel auswählen.
Administration
Je SPO-Version kann eingestellt werden, ob die Absolvent:innen im APV-Tool verarbeitet werden sollen und, wenn ja, welches Team beim CST/GO dafür zuständig ist.
Für die Voreinstellung der Frist (audit_deadline), die den Studierenden in der Info-E-Mail genannt wird, gibt es zwei Konfigurations-Optionen:
- {first:examperiod_registration_end,second:examperiod_registration_end} mindestens in zwei Wochen, falls möglich, zum Ende der Anmeldung zur ersten oder zweiten Prüfungsperiode des Abschlusssemesters
- {second:examperiod_gradedate} mindestens in zwei Wochen, falls möglich, zum Notenschluss
Ferner kann eine E-Mail-Adresse als Standard-Absender für die SPO hinterlegt werden (z.B. die Funktionsadresse des Studienbüros).
Es ist möglich, eine oder mehrere E-Mail-Adressen zu hinterlegen, an die eine Benachrichtigung geht, sobald ein:e neue:r Absolvent:in aus TUMonline importiert wurde.
Bei Nutzung des Tools zur Vorbereitung der Absolvent:innen-Feier, kann eine Veranstaltungs-ID hinterlegt werden, damit die Daten von neuen Absolvent:innen stets dorthin übertragen werden.
Ab Mai 2023 wird die Konfiguration für neu angelegte SPO-Versionen übernommen.
Die Standard-E-Mail-Vorlagen können je SPO-Version angepasst werden.
| Typ | ID der Standardvorlage | Vorlagenname |
|---|---|---|
studentinfo | studentinfo_defaultAlternative: studentinfo_default_enonly ohne Deutschen Text | Info über Abschluss an Studierende |
studentinfolate | studentinfo_default | Ist ab 5.6.2024 in studentinfo_default integriert (Jinja2-Umschaltung mit Parameter closed) |
studentzpa | studentzpa_defaultAlternative: studentzpa_default_enonly ohne Deutschen Text | Info nach Freigabe an Studierende |
Jinja2-Template
| Platzhalter | Ersetzung | Beispiel |
|---|---|---|
| {{ program.program_name }} | Bezeichnung des Studiengangs in Deutsch (inkl. Grad) | B.Sc. Physik |
| {{ program.program_name_en }} | Bezeichnung des Studiengangs in Englisch (inkl. Grad) | B.Sc. Physics |
| {{ program.zpa_directions }} | Hinweistext des jeweiligen TUM CST/GOAR-Teams zur Abholung/Zustellung der Abschlussdokumente in Deutsch | Ihre Abschlussdokumente werden vom TUM Center for Study and Teaching (TUM CST) – Graduation Office and Academic Records (GO) am Campus Garching (die zuständige Sachbearbeiterin ist Frau Natalia Hutanu) erstellt, was typischerweise vier bis sechs Wochen dauert. Sie werden postalisch benachrichtigt, sobald diese abholbereit sind bzw. auf Antrag zugesandt werden können. Bitte achten Sie auf eine aktuelle Adresse in TUMonline. Weitere Informationen zur Ausstellung, Abholung, eventueller Zustellung per Post der Abschlussdokumente finden Sie auf den Seiten des TUM CST/GO: https://www.tum.de/studium/studienabschluss/abschlussdokumente/. Wenn Sie einen persönlichen Termin vereinbaren möchten, dann wenden Sie sich bitte an Frau Hutanu vom TUM CST/GO. In Kürze steht für Sie in TUMonline in der Applikation „Studierendenakte“ eine Studienabschlussbescheinigung zum Download zur Verfügung, die mit einem fortgeschrittenen digitalen Siegel nach EU-VO 910/2014 versehen ist. Sie erhalten eine E-Mail, sobald die Studienabschlussbescheinigung erstellt wurde. Direkt danach können Sie das Dokument aus Ihrer Studierendenakte herunterladen. |
| {{ program.zpa_directions_en }} | Hinweistext des jeweiligen TUM CST/GOAR-Teams zur Abholung/Zustellung der Abschlussdokumente in Englisch | Your final documents are issued by the TUM Center for Study and Teaching (TUM CST) – Graduation Office and Academic Records (GO) at campus Garching (the responsible officer is Ms Natalia Hutanu), typically taking four to six weeks. You will receive written notice as soon as the documents are finalized and may either be collected from the TUM CST/GO or sent to you on your request. Please ensure a correct address entry in TUMonline. Further information on the issuing, pick-up, request for mail delivery of the documents and other topics you can find on the webpage of the central examination office: https://www.tum.de/en/studies/graduation/documents. If you would like to schedule a personal appointment, please get in touch with Ms Hutanu within the TUM CST/GO. You will soon be able to download a preliminary degree certificate from the app „Student Dossier“ in TUMonline equipped with an advanced digital seal according to EU regulation 910/2014. You will receive an e-mail as soon as the degree certificate has been issued. Immediately afterwards you can download the document in your student dossier. |
| {{ gender.greeting }} | Anrede für die/den Studierenden in Deutsch | Sehr geehrte Frau Noether |
| {{ gender.greeting_en }} | Anrede für die/den Studierenden in Englisch | Dear Ms Emmy Noether |
| {{ ds61 }} | Feld 6.1 auf dem DS | Zu Ihrer Information: in Feld 6.1 "Additional Information" Ihres Diploma Supplements ist kein Eintrag vorgesehen. |
| {{ open_exam_count }} | Anzahl der noch offenen Prüfungen in TUMonline | 1 |
| {{ audit_deadline|format_date }} | Frist (mit Format-Angabe) | 15.01.2023 |
| {{ audit_deadline|format_date("en") }} | Frist (mit alternativer Format-Angabe) | 2023-Jan-15 |
| {{ sender.fullname }} | Vor- und Nachname der/s Absenderin/s | Philipp Höffer von Loewenfeld |
| {{ apv_org.school.org_name }} | Bezeichnung der Fakultät/Studienfakultät/TUM School, in der der APV-Knoten liegt | TUM School of Natural Sciences |
| {{ sender.email }} | E-Mail der/s Absenderin/s (wird durch eine Absender-Adresse des Studiengangs oder eine Absender-Adresse des Mail-Templates überschrieben) | phvl@tum.de |
| {{ apv_org.school.org_url }} | URL der Fakultät/Studienfakultät/TUM School, falls gesetzt, sonst leer | https://www.nat.tum.de |
| {{ semester.semester_tag }} | Kurzbezeichnung des Semesters des Abschlusses | WS 2021/2 |
Automatisches Auslösen der Synchronisation durch Abschlussarbeiten-Verwaltung
Die Abschlussarbeitenverwaltung aus DSSNAT löst automatisch ca. fünf Minuten nachdem eine Abschlussarbeit (bzw. das zugehörige Kolloquium) gültig in TUMonline übernommen wurde, eine Synchronisation der APV für diesen Studiengang aus. Falls es sich also um die letzte Prüfungsleistung gehandelt hat, erscheint die neue Absolventin direkt im APV-Tool und kann dort weiterbearbeitet werden.
Erfolgt die Abschlussarbeitenverwaltung in einem anderen System kann für dieses ein API-Key ausgestellt werden, mit dem das System über den DSSNAT-Endpunkt apv_sync_apvstudents_tumonline ebenfalls die Synchronisation des APV-Tools auslösen kann. Für die Konfiguration eines entsprechenden API-Keys bitte an digitalservices@nat.tum.de wenden.
Berechtigungen für Sachbearbeiterinnen im School Office
Zugriffsberechtigung auf die Abschlüsse in den SPO-Versionen an einem Studiengangsknoten wird in TUMonline durch Vergabe der programmspezifischen Funktion "Connectum - Curriculum Completed APIs verwenden (H)" (auch am Studiengangsbündel vergebbar, gilt dann hierarchisch für alle darunter liegenden Studiengangsknoten).
Alternativ kann Sachbearbeiter:innen bis zur Umstellung auf die direkte TUMonline-Anbindung der Zugriff auf das APV-Tool auch über die Mitgliedschaft in der AD-Gruppe "APVCLERK" gewährt werden, die am Studiengangsbündel oder am Studiengangsknoten als Funktionsobjekte vom Typ "Gruppe" angelegt wird.
Berechtigung für Administratorinnen im School Office
Personen, die das APV-Tool für SPO-Versionen konfigurieren können sollen (Bearbeitung der E-Mail-Vorlagen, Auswahl der Standard-Fristen, E-Mail-Benachrichtigung) müssen in der AD-Gruppe "APVADMIN" im jeweiligen Studiengangsbündel bzw. Studiengangsknoten sein.
Berechtigung für System-Account
Für den Betrieb benötigt das Tool als der System-Account TUS3OTS, APV die Berechtigung auf "Abschlüsse laut SPO" und die Studierendenkartei – derzeit vollständig nur über die Funktion "CST-GO Sachbearbeitung (H)" in den jeweiligen Studiengangsknoten oder übergeordneten Studiengangsbündeln. Die Berechtgungen werden von dem Account nur genutzt, um die Abschlüsse laut SPO auszulesen und zusätzliche Daten aus der Studierendenkarte (insbesondere Zahl der offenen Prüfungen sowie der Eintrag für das Feld 6.1 des DS) auszulesen.