Zahlstellen

Öffnungszeiten 

Die nachfolgend beschriebenen Vorgänge setzen eine gültige Anordnungs- und Feststellungbefugnis voraus. Stellen Sie daher vor der Bearbeitung entsprechender Vorgänge sicher, dass die erforderlichen Befugnisse vorliegen oder die zuständigen Personen eingebunden sind.

Barauszahlungen

Für eine Barauszahlung müssen die zugrunde liegenden Ausgaben vollständig nachgewiesen und dokumentiert werden. Bitte bereiten Sie die erforderlichen Unterlagen vor, bevor Sie die Zahlstelle aufsuchen. Die Auszahlung erfolgt ausschließlich auf Grundlage der eingereichten Belege und Auszahlungsunterlagen.

Geldannahmeermächtigung

Für die Entgegennahme von Bargeld ist eine Geldannahmeermächtigung erforderlich. Geldannahmeermächtigte sind Beschäftigte, die außerhalb der Zahlstelle Gelder annehmen dürfen. Die Ermächtigung sowie der Dienstausweis sind bei der Geldannahme mitzuführen und auf Verlangen vorzulegen. (VV Nr. 5.2 zu Art. 79 BayHO, Nr. 10.3 Anlage 1 der VV zu Art. 79 BayHO).

Bareinzahlungen

Wenn Sie über die Zahlstelle Bareinzahlungen (z.B. Skriptengelder, Kopiergelder, Tagungsgebühren, Kaution, etc.) vornehmen lassen, gehen Sie wie folgt vor.

Geldannahmestellen

Wenn mehrere Personen einer Einrichtung Bargeld entgegennehmen, muss dort eine Geldannahmestelle eingerichtet werden (VV 5.2 zu Art. 79 BayHO, Nrn. 10 und 13, Anlage 1 zu den VV zu Art. 79 BayHO).

Bei Geldannahmestellen handelt es sich um jede feste Stelle, in der staatliche Bedienstete zur Annahme oder Leistung geringfügiger Barzahlungen bereitstehen. Hierbei kann es sich um Stellen innerhalb einer Dienststelle, auf deren Gelände oder bei außerhalb davon stattfindenden Veranstaltungen handeln.

Handvorschuss

Handvorschüsse sind Bargeldbestände, die von der TUM zur Leistung geringfügiger, fortlaufender anfallender Auszahlungen vorgehalten werden. Die erstmalige Auszahlung erfolgt an der TU München aus dem Vorschussbuch der Zahlstelle der TUM.

Ein Handvorschuss kann grundsätzlich nur zu Lasten von Haushaltsmitteln abgerechnet werden. Aus diesen Mitteln dürfen keine Ausgaben für Drittmittelvorhaben (z. B. Sonderforschungsbereiche, DFG, Stiftungsmittel) geleistet werden. Erfolgt eine Bargeldentnahme zu Lasten des Handvorschusses, sind die Ausgaben über den Haushaltsfonds abzurechnen und nach Abrechnung mit der Zahlstelle zu Lasten der Drittmittel nachträglich in SAP umzubuchen.

Zur Unterscheidung: Bei Drittmitteln ist eine sogenannte Handkasse möglich, die in der Regel für einmalige Barauszahlungen herangezogen wird. Die  Auszahlungsanordnung wird vom Lehrstuhl selbst erstellt. Die Buchung für diese Handkasse erfolgt sofort bei der zutreffenden Verbuchungsstelle und wird bei dem entsprechenden Drittmittelvorhaben durchgeführt. Nach Abschluss des Vorgangs sind sämtliche Belege vorzulegen und ein evtl. überbleibendes Restguthaben wieder einzuzahlen.

Barzahlungsstellen

Wenn an der Einrichtung nicht nur Bargeld entgegengenommen, sondern auch Bargeld ausbezahlt wird, kann dort eine Barzahlungsstelle eingerichtet werden. 

Bei Barzahlungsstellen handelt es sich um jede feste Stelle, in der staatliche Bedienstete zur Annahme oder Leistung geringfügiger Barzahlungen bereitstehen. Hierbei kann es sich um Stellen innerhalb einer Dienststelle, auf deren Gelände oder bei außerhalb davon stattfindenden Veranstaltungen handeln. Barzahlungsstellen ist die Annahme und Leistung geringfügiger Barzahlungen gestattet. Sie ist also eine Kombination von Handvorschuss und Geldannahmestelle, deren Kassenbestand gemeinsam verwaltet wird (vgl. Nr. 11.1 ZBest).

Abschlag