An den bayerischen Kunsthochschulen (nachfolgend „KHS“) dient „Matrix“ als optionales studienrelevantes und dienstliches Kommunikationssystem (als sog. Instant-Messenger) für Mitglieder und Angehörige der Hochschulen.
Nutzungsvoraussetzungen (Webbrowser/App)
Die selbstgehostete Chat-Plattform wird auf Basis der aktuellen Open Source Software Matrix an den KHS angeboten. Dieser Dienst steht allen Personen zur Verfügung, die über einen gültigen Benutzeraccount an einer der bayerischen Kunsthochschulen verfügen.
Es wird ein aktueller Webbrowser benötigt. Nutzer*innen, die den Einsatz von Clients bevorzugen, finden unter https://element.io/download Clients für Windows, macOS und verschiedene Linux-Distributionen sowie Apps für mobile Geräte wie Android und iOS.
Registrierung/Passwortrichtlinie
Die Registrierung erfolgt über eine selbstständige Anmeldung auf folgender Webseite: https://matrix.kunsthochschule-bayern.de
Nutzer*innen müssen durch Login bei Ihrer Heimathochschule registrieren und einloggen. Beim erstmaligen Login werden Name, Benutzernamen und E-Mail-Adresse in Matrix gespeichert. Der Login erfolgt danach immer über das Identitätsmanagement der Heimathochschule
Es gelten die Passwortrichtlinien der jeweiligen Heimathochschule.
Leistungsumfang (Channels/Teams/Direktnachrichten/Datenaustausch)
In dem für Unbefugte nicht einsehbaren Kommunikationssystem Matrix können die Nutzer*innen sich in Form von Textnachrichten austauschen:
Öffentliche Channels | Öffentliche Channels sind öffentliche Kanäle für Nachrichten aus verschiedenen Funktionseinheiten der KHS und potentiell für alle Nutzer*innen sichtbar. Nach der ersten Anmeldung werden neue Nutzer*innen automatisch den Standardkanälen hinzugefügt und sind über die Suchfunktion in Matrix auffindbar. Alle voreingestellten Kanäle können, wenn gewünscht, einfach verlassen werden. |
|---|---|
Private Channels | Private Channels sind Kanäle für Nachrichten aus verschiedenen Funktionseinheiten der KHS und nur für Mitglieder des Channels sichtbar. |
| Teams | Teams sind die Kanäle für die Zusammenarbeit in (privaten) Gruppen, z.B. in Klassenverbänden oder für Projektgruppen. Diese Nachrichten sind sichtbar für alle Mitglieder der Gruppe. Sofern eine Gruppe erstellt werden soll, empfehlen wir ein Institutionskürzel (Schreibweise in kleinen Buchstaben für ein einheitliches Erscheinungsbild) mit einer Erläuterung zum Inhalt des Kanals, wie bspw. „kupäd.allgemeines“ voranzustellen und den jeweiligen Mitgliedern der Gruppe/des Teams einen Einladungslink via E-Mail über das Mitglieder-Symbol rechts oben im Menü „BenutzerInnen einladen“ zuzusenden. Zudem können in einem Team für einen Kanal „Rauminformationen“, wie bspw. Beschreibung, Ankündigung, Thema über die drei vertikalen Punkte rechts oben im Menü erstellt werden. Wichtig: die Ersteller*innen der Teams sind insbesondere für die Einhaltung der weiter unten im Text genannten „Regeln für die Benutzung“ verantwortlich. |
Direktnachrichten | Direktnachrichten sind für den direkten Austausch der beteiligten (zwei oder mehr) Kommunikationspartner*innen sichtbar. Im Bedarfsfall ist auch ein Austausch von Dateien, Bildern und Videos mit einer Größe von bis zu 15 MB möglich. Hier sollte darauf geachtet werden, dass Dateien zwischen Nutzer*innen nur in Ausnahmefällen ausgetauscht werden. Allgemein ist das System explizit nicht dazu zu verwenden, eine Art Archivsystem von Ergebnissen, Regelungen oder Sammlungen aufzubauen. Hierfür sind nach wie vor die gängigen Systeme (Netzlaufwerk, Nextcloud, Papierakten usw.) zu nutzen. |
| Videocalls | In Matrix können direkt Videocalls mit anderen registrierten Nutzer*innen gestartet werden. Dabei werden keine Daten dauerhaft gespeichert. |
Föderationen | Es ist möglich, mit anderen Matrix Instanzen (bspw. anderer Hochschulen) zu kommunizieren. Dazu muss der Benutzername des Kommunikationspartners bekannt sein. Bei Nachrichten aus einer anderen Matrix-Instanz muss man zunächst der Nutzung zustimmen. |
| Verschlüsselung | Matrix verschlüsselt alle Nachrichten automatisch. Damit die Nutzung auf mehreren Geräten möglich ist, muss eine Sitzung nach dem Login verifiziert werden. Ohne die Verifizierung kann die neue Sitzung keine alten Nachrichten lesen. |
Einstellungen (Profilbild/Status/Lesebestätigung)
Profilbild
Nutzer*innen können ihr Profilbild selbst ändern und eine Statusnachricht hinterlegen wie z.B. "im Home-Office". Als Standardeinstellung ist der „online“ Status eingestellt, welcher sich bei längerer Abwesenheit automatisch auf inaktiv schaltet. Zudem kann man selbst einen Status wählen und bspw. „abwesend“ als Standardeinstellung aktivieren.
Verfügbarkeitsstatus und Statusmeldung
In Matrix gibt es wie bei anderen Messengern auch einen Verfügbarkeitsstatus, der anderen anzeigt, ob einzelne Nutzer*innen gerade erreichbar sind oder nicht. Wählbar sind die vier Statusanzeigen online, abwesend, beschäftigt und unsichtbar. Im Menü und für andere Chat-Personen wird der aktuelle Status in Form eines farbigen Punktes angezeigt. Über „Status bearbeiten“ kann der eigene Status noch näher spezifiziert werden (z.B. abwesend wegen Besprechung). Der Verfügbarkeitsstatus kann als Kontrolle empfunden werden. Eine Statusmeldung dagegen kann in bestimmten Fällen eine hilfreiche Information für das Team sein. Allgemein aber gilt, dass Nutzer*innen nicht verpflichtet sind, einen korrekten Status zu führen. Sie sind in der Wahl Ihrer Online-Statusanzeige frei. Eine angezeigte Verfügbarkeit trifft keine Aussage über die tatsächliche Anwesenheit. Wenn Nutzer*innen nicht möchten, dass in Matrix der Status automatisch ermittelt wird, dann kann der Status manuell auf einen beliebigen anderen Status wie etwa „beschäftigt“ gesetzt werden.
Lesebestätigung
Standardmäßig wird angezeigt, ob andere Nutzer*innen versandte Nachrichten gesehen haben und umgekehrt ebenso. Diese Einstellung kann in den Einstellungen individuell ausgeschaltet werden.
Löschkonzept (Ausscheiden/Channels & Teams/ Direktnachrichten)
Die Löschung der Daten erfolgt auf Grundlage folgender Festlegungen:
Mit dem Ausscheiden einer Person aus der Hochschulgemeinschaft (Exmatrikulation, Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses) werden nach dem Ablauf einer dreimonatigen Frist alle Daten, Nachrichten und Dateien der jeweiligen Person gelöscht. Ebenso werden Daten nach dreimonatigem Inaktiv-Sein gelöscht. Die betroffenen Personen werden mit Stichtag ihres Ausscheidens drei Monate vor Löschung ihrer Daten auf den Löschungstermin hingewiesen. Unabhängig davon kann das Nutzerkonto selbst jederzeit im Chat gelöscht werden. In beiden Fällen wird jeweils der gesamte Gesprächsverlauf mit den zu löschenden Nutzer*innen inklusive der Gesprächsteile der jeweiligen Gesprächspartner gelöscht.
Vor dem Ausscheiden von Nutzer*innen sollten also entsprechende Kanäle, die diese/r innehat, auf neue Inhaber übertragen werden.
Unabhängig davon werden Nachrichten nach einem Jahr automatisch gelöscht.
Schlussbestimmungen
Es gelten zusätzlich die allgemeinen Nutzungbedingungen.