Excel-Dateien ganz einfach verkleinern
Die meisten Excel Anwender speichern Ihre Dateien im bekannten .xsl bzw. .xlsx Format, so wie Microsoft dies standardmäßig im "Speichern unter" Dialog vorschlägt.
Nachteil an diesem Dateityp ist allerdings, dass die Dateien sehr groß werden können.
Um Excel Dateien zu verkleinern, muss lediglich die Datei im .xlsb Format gespeichert werden. Bei diesem Format handelt es sich um Excel-Dateien im Binärformat (Excel-Binärarbeitsmappe).
Microsoft hat diesen Excel Dateityp bereits mit Office 2007 eingeführt, allerdings ist dieser Dateityp noch relativ unbekannt und wird aus diesem Grund auch selten verwendet.
Mit diesem Excel-Datei-Typ kann man um ca. 70-80% an Speicherplatz einsparen.
Dokumentschutz ohne Kennwort entfernen
Grundsätzliche Erläuterung
Wie alle Dateien aus Microsoft Office, werden auch Excel-Dateien (.xlsx, .xlsm, .xlsb, ...) im OpenXML-Format gespeichert.
Dort werden alle Daten gesammelt, welche für das Dokument betreffen und enthalten.
Natürlich wird das Kennwort nicht im Klartext angezeigt, sondern als Hash-Wert abgespeichert.
In dem Fall ist aber nicht das Passwort das Ziel, sondern die Funktion des Dokumentschutz direkt über OpenXML aufzuheben.
Dokumentenschutz für das File abschalten
Dem Office-Dokument liegt im OpenXML-Part mehrere XML-Files bei. Um diese sehen oder bearbeiten zu können, muss der jeweilige Dateityp in *.zip umbenannt werden.
Danach kann man das "ZIP-Archiv" mit 7-ZIP (z.B. als portable Version) öffnen und sieht die verschiedenen XML-Files, die das Excel-Dokument bilden.
Interessant ist die Datei "workbook.xml", welche sich im Unterverzeichnis "/xl" des ZIP-Archivs befindet.
Mit rechter Maus, kann die .xml Datei direkt bearbeitet werden.
Dort ist der Tag <workbookProtection workbookPassword="93AF" lockStructure="1" lockWindows="1"/> zu suchen und zu entfernen / löschen.
Das fett markierte XML-Attribut ist jenes, welches für uns den Ausschlag gibt und den Dokumentenschutz aktiviert.
Zum Abschluss den Editor schließen, das Dokument bei Rückfrage speichern und 7-ZIP frägt automatisch ob die Datei im Archiv aktualisiert werden soll - was natürlich mit JA zu bestätigen ist.
Nun das ZIP-Archiv wieder in den vorherigen Dateityp umbenennen (z.B. *.xlsx).
Anschließend kann das Dokument geöffnet werden, ohne dass ein Dokumentenschutz vorhanden ist!
Mit anderen Archiv-Programmen (z.B. WinZip, WinRAR) oder die Datei "workbook.xml" extrahieren, bearbeiten und wieder ins Archiv hinzufügen, verursacht oft Fehler, wodurch sich das Dokument danach ggf. nicht mehr öffnen lässt. Dadurch die oben beschriebene Empfehlung mit 7-ZIP
Arbeitsblattschutz für das File aufheben
Wenn Sie einen Passwortschutz für ein einzelnes Arbeitsblatt (Sheet) aufheben wollen, und der Rest der Datei unberührt bleiben soll, kann die xml-Datei der einzelenen Arbeitsblätter bearbeiten. Dazu muss die Datei des Arbeitsblattes (sheet1.xml, sheet2.xml, oder sheet3.xml, ...), welche sich im Unterverzeichnis "/worksheets" befinden, mit rechter Maus bearbeitet werden.
In der jeweiligen .xml (z.B. sheet1.xml, für das erste Arbeitsblatt), muss das Tag "<sheetProtection … > ", entfernt werden, um das Passwort aus dem Arbeitsblatt zu entfernen.
Wasserzeichen im Excel Arbeitsblatt
Microsoft Word kann wunderbar mit Wasserzeichen umgehen, Excel hingegen bietet eine Funktion für Wasserzeichen allerdings nicht an.
Ein Wasserzeichen in Excel kann man über einen Umweg mit "Hintergrund" erzeugen.
Dazu muss lediglich eine Grafik oder ein Bild von dem gewünschten Wasserzeichen auf dem Computer sein.
Um dann auch in Excel auf den Genuss eines Wasserzeichens zu kommen, muss im Menü "Seitenlayout" die Funktion "Hintergrund" ausgwählt werden.
Im anschließenden Fenster kann eine Bild-Datei für das Wasserzeichen gewählt werden. Dabei kann diese Wasserzeichendatei vom Computer, über die Bing-Bildersuche oder aus dem OneDrive Verzeichnis geladen werden.
Als Dateiformat für den Hintergrund akzeptiert Microsoft Excel alle gängigen Bild- und Dateiformate wie .png, .jpg, .bmp usw.
Wenn dann die entsprechende Wasserzeichendatei geöffnet wurde, wird das Wasserzeichen als Hintergrund hinter den Zeilen und Spalten angezeigt.
Das dargestellte Wasserzeichen wird selbstverständlich von den Zellen überschrieben, die mit Text oder mit Zahlen gefüllt werden.
Wenn das Wasserzeichen wieder entfernen werden soll, muss im Menü "Seitenlayout" nur die Funktion "Hintergrund löschen" ausgewählt werden.
Somit ist es nicht schwer, auch im Excel ein Wasserzeichen einzufügen.
