An der FAU sind viele Geräte und Instrumente zu Forschungszwecken vorhanden. Diese wurden meist im Rahmen von Forschungsprojekten erworben, verbleiben jedoch nach Ende des Projektes an der jeweiligen Organisationseinheit. Die Geräte werden zentral inventarisiert, allerdings ist ein Zugriff auf die Inventarisierungslisten für z.B. für die Ausgabe auf Webseiten nicht möglich.

CRIS bietet die Option, vorhandene "Großgeräte" zu erfassen und damit für andere Nutzungen verfügbar zu machen. Die Nutzung dieser Option in CRIS ist freiwillig.

Zweck und Nachnutzung

Die Informationen in CRIS können u.A. zu folgenden Zwecken genutzt werden:

  1. Darstellung der Informationen auf der eigenen Homepage (via WordPress-Plugin),
  2. Erfassung der Gerätenutzung für Forschungsprojekte und Publikationen,
  3. Recherchemöglichkeit zu vorhandenen Geräten innerhalb der FAU,
  4. Anbieten der Geräte für externe Nutzung.

Nicht geeignet ist CRIS zur Verwaltung und Abrechnung von Nutzungsstunden sowie zur Verwaltung der Geräte-Verantwortlichen.

Import zentraler Daten

Großgeräte mit einem Anschaffungswert von über 100.000 € werden seit Anfang 2024 automatisch aus der zentralen Inventarvewaltung (IVS) in CRIS importiert. Eine etwaige geteilte Beschaffung wird unterstützt. Senden Sie bitte eine Mail an cris-support@fau.de, wenn für Ihre Einrichtung ein anderer Schwellwert sinnvoller erscheint. 

Bei diesem Import wird das Datenblatt aus dem IVS 1:1 zu CRIS übertragen. Sie haben damit die Möglichkeit, Differenzen festzustellen und in der Haushaltsabteilung korrigieren zu lassen.

Den importierten Datensätzen wird der DFG-Geräteschlüssel zugewiesen, damit ist ein leichter Einstieg für Recherchen möglich.

Ein Zugriff auf die importierten Daten ist nur mit der Rolle CRIS-Admin möglich. Ist für die Organisationseinheit noch niemand benannt, benötigen wir zur Einrichtung eine formlose Mail der Leitung der Organisationseinheit an cris-support@fau.de.

Entscheidung über Sichtbarkeit

Nach dem Import sind die Daten für eingeloggte Nutzer der FAU sichtbar und recherchierbar. Als CRIS-Admin der jeweiligen Einrichtung können Sie außerdem entscheiden, Geräte komplett öffentlich im Forschungsportal oder auf einer Homepage darzustellen. Für Zusatzausrüstung und Anbauten können Sie außerdem entscheiden, diese komplett unsichtbar zu machen. Damit stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  1. Gerät ist unsichtbar (Beispielsweise für nicht selbst relevante Anbau- oder Erweiterungsteile)
  2. Geräte ist für Nutzer innerhalb der FAU sichtbar (Standard)
  3. Gerät ist für alle Besucher des Forschungsportals ohne Login sichtbar.

Anreicherung der Informationen

Die Datensätze aus dem IVS dienen primär zur Verwaltung der Beschaffung, Abschreibung, usw. Für eine Darstellung in CRIS bzw. auf Ihrer Website müssen zusätzliche Informationen eingetragen werden. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, die Attribute aus der IVS zu überschreiben, um das Gerät spezifischer zu beschreiben (z.B. physikalische Parameter, vorhandenes Zubehör).

Dies betrifft u.a. die Bezeichnung des Gerätes, die Modellnummer, Beschreibungen zu den Verwendungsmöglichkeiten und der Eigenschaften, sowie Angaben zum Standort und ein Verweis auf eine weitere Website.

Kontaktperson

Geben Sie mindestens eine Kontaktperson für jedes Gerät an. CRIS unterstützt dabei zwei Rollen: Kontaktperson und Geräteverantwortliche/r. Details finden Sie auf der Seite Kontaktaufnahme. Dort wird auch erklärt, wie die öffentliche Sichtbarkeit datenschutzkonform umgesetzt ist.

Abbildungen und Fotos

Fügen Sie bitte nur Fotos in CRIS ein, deren Ursprung eindeutig geklärt ist und keine Urheberrechtsbedenken vorliegen. Meist ist eine Veröffentlichung von Fotos zu Gerätedetails erlaubt, es sei denn, der Hersteller untersagt dies ausdrücklich.

Handbücher, Nutzungsordnungen, Gebühren

Bitte prüfen Sie vor dem Upload von Handbüchern des Herstellers, ob deren Veröffentlichung erlaubt ist. Bei selbst erstellten Dokumenten muss die Urheberschaft eindeutig angegeben sein. Möchten Sie ein Gerät für FAU-interne bzw. externe Nutzung freigeben, setzen Sie die entsprechende Auswahl unter Nutzungsart. Alle Vereinbarungen und Abrechnungen erstellen Sie wie bisher in Eigenregie. Diese werden nicht in CRIS erfasst.

Verknüpfungen in CRIS

Geräte können mit weiteren Datensätzen in CRIS verknüpft werden:

Verknüpfungen insbesondere zu Forschungsleistungen erlauben Ihnen auf einfache Weise Informationen für Berichte an z.B. Mittelgeber in CRIS zu hinterlegen.

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Fragen zu CRIS senden Sie bitte an cris-support@fau.de